Propuesta de un Plan Apoyo Para el Suministro y Recepción de Información en el Área Comercial de Postobón S.A Piedecuesta
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Resumen en español
El objetivo principal de este trabajo de grado es evaluar la viabilidad de la implementación de un plan de apoyo a la mejora de la gestión documental en el área comercial de Postobón mediante el uso y análisis de herramientas de recolección de información que permitan generar una propuesta que fomente el uso de las Tecnologías de la Información (TIC) asequibles para los integrantes del área. Se utilizaron instrumentos como una encuesta y entrevistas a los involucrados en los procesos de gestión documental para recolectar información mediante una metodología cualitativa descriptiva para verificar la viabilidad del proyecto. Además, se determinaron las actividades realizadas en el área que ayudaron al equipo comercial del a organizar su flujo de trabajo. Finalmente se verifica que el plan de apoyo para el suministro de recepción e información en el área comercial específicamente en la gestión documental es viable porque optimiza el proceso ya establecido a través de la transformación digital de las solicitudes de “maestras” físicas a digitales promoviendo el uso de herramientas TIC disponibles para aumentar la agilidad en tiempos de diligenciamiento de solicitudes, contribuyendo al mismo tiempo al buen uso de los recursos de la compañía.
Resumen en ingles
The main objective of this project is to determine the feasibility of implementing a support plan for the optimization of document management in the commercial area of Postobón, through the application and analysis of information gathering instruments that allow the formulation of a proposal that encourages the implementation of Information Technology (ICT) tools available to all members of the area. Following a qualitative descriptive methodology of typo, the feasibility verification is determined through the application of information collection instruments (survey and interview) to those involved in the document management processes. At the same time, we identify the activities that are carried out in the area to contribute to the organization of the workflow of the commercial team. Finally, it is verified that the support plan for the provision of reception and information in the commercial area, specifically in the handling of documents, is viable so that the process is optimized through the digital transformation of the requests for physical "master's degrees" to digital, promoting the use of ICT tools available to increase agility in the processing time of requests, at the same time contributing to the good use of company resources.