Establecimiento de Lineamientos de Mejora en Procedimientos de Inventarios y Efectivo: Estudio de Caso en una Empresa Distribuidora Minorista de Combustibles en la Ciudad de Cúcuta
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Resumen en español
El estudio tuvo como objetivo establecer lineamientos de mejora en los procedimientos de inventarios y efectivo en una empresa distribuidora minorista de combustibles en Cúcuta. Se desarrolló en un contexto donde muchas estaciones de servicio carecen de controles internos eficientes, lo que ha resultado en pérdidas económicas. La metodología empleada fue cualitativa, basada en revisión documental, observación directa, encuestas y entrevistas a empleados involucrados en las áreas de inventarios y efectivo. Se analizaron los procesos actuales, identificando debilidades en los registros, controles de descarga de combustible y manejo de efectivo. Los principales hallazgos revelaron deficiencias en la gestión del inventario, falta de manuales de procedimientos, ausencia de conciliaciones bancarias y debilidad en los arqueos de caja. Para abordar estas falencias, se propusieron mejoras como la implementación de flujogramas de control, registro sistemático de transacciones, conciliaciones diarias y adquisición de pólizas de seguro. En conclusión, la adopción de estos lineamientos fortalecería el control interno, reduciría riesgos financieros y mejoraría la gestión operativa de la empresa, garantizando mayor transparencia y eficiencia en la administración de inventarios y efectivo
Resumen en ingles
The study aimed to establish guidelines for improving inventory and cash flow procedures in a fuel retail distribution company in Cúcuta. It was developed in a context where many service stations lack efficient internal controls, resulting in economic losses. The methodology used was qualitative, based on documentary review, direct observation, surveys and interviews with employees involved in the areas of inventory and cash. Current processes were analysed, identifying weaknesses in records, fuel discharge controls and cash handling. The main findings revealed weaknesses in inventory management, lack of procedures manuals, lack of bank reconciliations and weak cash flow. To address these shortcomings, improvements were proposed such as the implementation of control flowcharts, systematic recording of transactions, daily reconciliations and acquisition of insurance policies. In conclusion, the adoption of these guidelines would strengthen internal control, reduce financial risks and improve the company’s operational management, ensuring greater transparency and efficiency in the administration of inventories and cash